Strukturera ditt arbete

Vill du Strukturera ditt arbete? Lever du med ständiga att göra-listor som bara växer hur mycket du än jobbar? Skulle du vilja måla eller rita mer? Vill du vara ledig mer? Eller så har du kanske ett eget litet företag som du skulle vilja se växa men det är så svårt för du drunknar i mejl, instagram, stress eller oro?

För vad det är värt: Du är inte ensam. Jag har tillbringat MYCKET tid i den zonen, och jag vet att det går att ändra på. Jag har både jobbat som chef i ett stort företag, som coach och som egenföretagare och det innebär att jag har samlat på mig några erfarenheter och idéer som skapat den ordning jag jobbat efter de senaste åren. Utan min egen struktur hade jag aldrig varit där jag är idag. Jag hade nog fixat att hålla mig flytande ett tag pga har oftast en del tur, men jag hade aldrig kunnat utveckla mig eller mitt företag, och viktigast av allt: jag skulle vara mycket mer stressad och aldrig kunna vara ledig så mycket.

Jaha, lätt för dig att säga, tänker du, och ja, det är det kanske. Men då ska du veta att:

1. Jag är ingen strukturerad människa i botten

2. Jag avskyr struktur

Och

3. Jag tycker att strukturerade människor kan vara aptrista

Men

Jag har som sagt testat det där andra: att jobba jämt och ändå inte få bockat av hälften av sakerna på listan, att alltid känna mig otillräcklig och orolig och aldrig riktigt kunna koppla av, och resultatet av det ar ju en massa surt förvärvad livserfarenhet och en typ rostad? hjärna och inte så himla mycket mer och det är inget jag riktigt rekommenderar någon.

Så när jag lämnade Världen Med De Stora Företagen och startade mitt eget (lilla) företag bestämde jag mig för att jobba så lite som det bara är möjligt, för det finns så jäkla många andra saker som jag trivs med att göra och människor som jag vill tillbringa tid med, och jag satte igång och leta information och reflektera och testa som tusan. Lite av resultatet kan du tillgodogöra dig här – och de kan tillämpas vare sig du jobbar, pluggar eller bara vill ha lite mer tid över i livet.

Det känns dock viktigt att säga att detta är inget ”kan jag så kan du” meddelande. Åh vad jag avskyr dem, de där käcka livscoach-ropen som utan tillstymmelse av ödmjukhet utgår från att alla människors förutsättningar är desamma. Så klart de inte är. Nej, detta är mest ett gäng samlade insikter som funkade för min person, i mitt liv – och då får vi ha i åtanke att jag är en priviligierad vit människa med möjlighet att styra min egen arbetsdag och har en stöttande man som gör sin del i vardagen. Vi är friska och har jobb och stöd runtomkring oss. Så är inte läget för alla.

Men med det sagt så hoppas jag att det finns saker här som du kan bli hjälpt av. Låt oss doppa tårna in i strukturdammen på åtta olika ställen. Det finns ju massor mer att säga om detta såklart, men dessa saker har varit de mest avgörande för min egen del. Aja, nu kör vi:

1. Skaffa dig en anteckningsbok, människa

För det första: OM du inte redan har minst en hyllmeter med orörde, svinfina anteckningsböcker ståendes – vem är du ens? Innan någon slags struktur kan skapas så måste du försöka att överblicka din sits*, och det gör du bäst med papper och penna, om du frågar mig. Innan du vet vad du ska göra, och inte, så måste allt ner på papper. Allt. Anteckningsboken kommer du sedan också att använda till den planering som du jobbar efter, vecka för vecka, och även som en plats för alla idéer som dyker upp i skallen, alla dina listor, dina ”just det, jag får inte glömma” saker – tutti. Om det står i boken så kan du skapa en struktur av det. Det kan du inte om det bara finns i huvudet. Tro mig, jag har försökt.

*här hade jag först tänkt skriva ”rövsits” pga det är ofta inte en roligs sits som får en att dyka ner i ett sånt här skitlångt nyhetsbrev, men sen kom jag på att det kunde missuppfattas eller vålla irritation, så jag ändrade det.

Blir du matt eller orolig av att se de många, många sakerna som du behöver göra på ett och samma ställe? Jag förstår. Och därför går vi vidare till nr 2:

2. Du kommer inte att hinna

Okej, här kommer en lika viktig som jobbig sak: När du ser allt du skrivit, inse att du aldrig kommer att vinna kriget mot att göra listan. Du kommer inte att hinna med eller orka göra alla de saker du vill, jag beklagar men du måste ta börja med att ta fram macheten och kapa utav helvete. Det innebär att du kommer att göra människor besvikna (kanske mest av allt dig själv), du kommer att sätta andra människor i skiten pga. det, och du kommer att ställa till det rent allmänt emellanåt när du lämnar återbud, tackar nej, undviker eller delegerar men DET HADE DU GJORT ÄNDÅ för det du vill göra de närmsta veckorna eller månaderna är troligtvis närmast omöjligt att få till utan att offra de sakerna som egentligen är ännu viktigare. Gör inte det. Om du står inför valen att svika andra eller svika dig själv, välj alltid andra.

Om det är övermäktigt på ditt jobb så måste du ta upp det med din chef. Din arbetsbelastning är för hög och det hjälper inte att du själv offrar dig på martyrernas torgplats här, sakerna blir inte gjorda om du blir utmattad och det är inte meningen att de ska göras på bekostnad av din hälsa, din fritid, din familj, ditt inre lugn. Dessutom: jobbar du livet ur dig, så får du oftast bara som belöning: *tadaa* mer jobb. Eller hur? Så: vad ska bort? Och du – det gäller inte bara den som är anställd. Även vi egenföretagare får ta upp det med vår chef.

3. Skilj på djupjobb och ytjobb

Här har vi revolutionen för min del, den viktigaste insikten för att komma framåt på jobbet, i min hobby eller vad det nu kan vara. Du ska dela in sakerna i två olika delar: djupjobb och ytjobb.

Djupjobb

Är de allra viktigaste sakerna, kärnverksamheten, grejerna som kräver lite mer tid och fokus, men som kommer att ta mig dit jag vill. Detta jobbar jag med på förmiddagen när mitt huvud är någorlunda lugnt och utvilat, och märk väl: då jobbar jag BARA med det. Inget annat. Ingen telefon, inga mejl. Nada. Bara djupjobb mellan 8-13.

Ytjobb

Är alla de där småsakerna: mejl, beställningar, betalningar, IG, ärenden, möten. Du vet, allt det där som tenderar att konkurrera ut allt det viktiga djupjobbandet. Dessa gör jag på under en-två timmar på eftermiddagen när huvudet ändå är rörigare och tröttare. Tiden är ju begränsad, så jag hinner inte allt, men det är helt okej (att svara på mejl inom 24 timmar tillhör inte kärnverksamheten i mitt företag). Och du, ge fan i distraktionerna.

Det är så lätt att känna att ytjobbsaker är viktigare (måste svara på den här sju mejlen innan jag kan sätta igång med rapporten) men häri ligger hela kärnan till varför liv, arbetsbelastningar och relationer kantrar, tror jag. För de är ju inte det, och bara för att nåt är bråttom betyder det inte att det är viktigt! Folk överlever att vänta på ett mejl men ett företag överlever kanske inte att man inte hinner med kärnverksamheten: det som gjorde att du tog jobbet eller startade ditt företag eller din hobby eller dina familjemedlemmar.

4. Bli kompis med disciplin

Angående djupjobb: bara för att det är något du brinner för, som verkligen är viktigt för dig så innebär det inte att det är lätt, tvärtom. Att scrolla IG är lätt, att jobba envist i fyra timmar med något komplext KRÄVER en jävla massa av dig. Det är ett rejält gympass, tro inget annat, och du kommer att märka hur din uppmärksamhet får panik och vill fly (måste kolla den där grejen på insta, måste ju kolla kalendern, mejlen, käka en macka, gå på toa, vad som helst bara jag slipper vara kvar här). STÅ EMOT. Fokus går att träna upp, men det är omöjligt om du ger efter för distraktionerna hela tiden.

5. Planera mera & Strukturera ditt arbete

En kort repetition nurå: Skriv ner allt och sålla hårt bland sakerna för att selektera de få saker som är viktigast för dig, planera sedan in dem i veckans djupjobbsdelar i din anteckningsbok och

Håll.

Dig.

Till.

Planen.

Ytjobbet får du göra på den tid som blir över, så är det bara.

Hur den här strukturfascismen ihop med ett härligt kreativt liv som jag pratat om tidigare? Jomen jag kan, vill och orkar vara kreativ och spruta idéer för att jag får gjort det som behövs och för att jag har överblick och inte behöver oroa mig för att jag gömt något. Och du, det är ju inte bara tråkiga saker i det här schemat i min anteckningsbok, jag har ju skrivit in rena lekplatser också: att bara rita, dyka ner i nån ny rolig teknik, åka till biblioteket och kolla bokstäver i boktitlar, läsa roliga böcker. Det får plats eftersom det är viktigt och för att jag har skurit ner på det jag trodde jag måste göra, och jobbat igenom det jag verkligen behöver göra.

6. Keep your foot on the gas

Fortsätt. Framåt. Jag veeeet, det finns så mycket annat som kan komma i vägen, och ibland kan man absolut behöva ändra sina planer, skjuta på något för att fokusera på något annat. Men om du strukit många saker och bara behållit de viktigaste och sedan planerat dem bra, så händer det inte särskilt ofta, tro mig. Och igen, eftersom det är pedagogiskt att upprepa ett fåtal viktiga saker: bara för att något är nytt och brådskande så betyder det inte per automatik att det är viktigt.

7. Skärma av skärmen

Okej, hjärtat. Jag är ledsen, men vi måste prata om the almighty Telefonen.

Den kidnappar din uppmärksamhet och den gör det bra. Det är inte ditt fel, apparna är designade av med hjälp av superduktiga vetenskapsmän och -kvinnor för att göra just det, eftersom det är så Zuckerberg & co tjänar pengar. Det pågar alltså ett regelrätt krig om din uppmärksamhet och all bets are off i jakten på att få dig att lägga tid på att kolla en hundvalp som leker eller en påhittad politisk intrig istället för att göra det du hade planerat att göra, och ju mer du låter dig dras med desto svårare kan det vara att fokusera även när du inte har telefonen i handen. Så är läget och det är ju helt åt helvete, men det är vad det är.

Och, å andra sidan – ju mer du tränar din uthållighet i att jobba fokuserat, desto lättare kommer det vara att vara. Så för att summera det: ge fan i mobilen när du jobbar, i alla fall under djupjobbet, och helst resten av dagen också. Och när du använder den, avsätt tid för det, och håll tiden. Gör det du vill göra: skaffa dig inspiration, hålla kontakten med andra eller underhåll ditt konto, och gör det bra. Ha kul! Men en halv evighet av doomscrolling har aldrig riktigt gjort någon hjärna glad, helt ärligt.

8. Fuck it

Blev dagen inte som du planerat? Fastnade telefonen i näven, eller gjorde du enklare, så uppgifter som att svara mejl och städa undan på skrivbordet, bara för att kunna klappa dig själv på axeln och samtidigt undvika det där jobbiga, svåra och SJUKT trista som du egentligen skulle gjort? Välkommen i klubben, jag är hedersmedlem. Men jag ger inte upp, nästa dag kör jag igen, och det ska du också. För det blir lättare med tiden, livet blir så mycket lättare att leva, jag lovar men det får du aldrig uppleva om du släpper taget helt och hållet. Så håll i, ok?

Ja det blev ju långt som sjutton detta, men jag vill verkligen att du ska få med dig tillräckligt mycket för att kunna börja göra egna förändringar, på riktigt. Sedan finns det naturligtvis mycket mer som jag vill säga, så därför har jag också samlat lite fördjupningsmöjligheter här:

Boktips

Lises Planering av yours truly

Haha, ödmjukt att sätta min egen bok överst i listan? Ja ja, men jag har ju skrivit en bok om analog planering, det har jag. Jag går igenom hur man kan strukturera upp sin egen anteckningsbok för att få överblick, struktur och hjälp till ett lugnare liv. Du kan köpa den här om du är sugen.

Djup jobb och Digital minimalism av Cal Newport

Jag vet inte hur många gånger jag nämnt någon av dessa böcker på mitt instagram och här, men det finns ju en god anledning till det. Cal’s böcker är bärande för hur jag jobbar och att jag fortfarande har kvar mitt företag.

4000 veckor av Oliver Burkeman

En lysande antisjälvhjälpsbok som sätter allt i perspektiv och är fantastisk för att skapa lite välbehövligt perspektiv för dig som kämpar, kämpar och kämpar lite till och ändå inte lyckas kryssa av alla dina saker på listan trots att du börjar ett nytt liv varje måndag morgon.

Mer än hjärna av Anna Zetterberg

En väldigt bra och lättläst beskrivning av hur vår hjärna är konstruerad och hur man mot bakgrund av det kan hitta riktigt bra strategier för att jobba lite smartare, och inte hårdare. Hon är klok, Anna.

Psst: Du kan boka mig som föreläsare till din organisation, nätverk eller arbetsplats om ni känner att ni skulle vilja veta mer om hur ni kan jobba smartare, strukturera arbete och göra plats för det som är viktigt på riktigt. Föreläsningen är ett destillat av allt det jag lärt mig i ämnet och har testat själv och som har gjort att jag fundamentalt har ändrat mitt sätt att se på jobb uppgifter. Mina erfarenheter som anställd i små och stora organisationer och som egenföretagare tänker jag kan komma till nytta. Läs gärna mer om mina förläsningar som jag erbjuder